System för bostadsrättsföreningar — underhållsplan på 50 år, myndighetskrav och energi

Underhållsplanen, myndighetskraven och energin samlade inför varje styrelsemöte. Styrelsen ser vad som ska beslutas, och banken och revisorn får sitt underlag utan att någon sammanställer för hand.

Inventering

Husets tekniska delar och byggnadsdelar inventeras en gång — undercentral, ventilation, tak, fasad, fönster — med installationsår och skick. Det är den som gör underhållsplanen i stort sett klar.

Ronder

Teknisk rond, brandskyddsrond (systematiskt brandskyddsarbete, SBA), hissens och brandlarmets månadstillsyn, nödbelysning, lekplatskontroll, filterbyte, OVK-förberedelse, städning och sommar- och vinterberedskap — i telefonen, även utan täckning, och skicket skrivs tillbaka till planen.

Underhållsplan

50 år framåt, som den ekonomiska planen kräver, med underhållsfonden: den jämna avsättningen med lån till de stora posterna, lånet som mest, kostnaden per lägenhet och månad och året fonden annars går under noll, med avsättningen utan lån bredvid. Mot föreningens årsram i kr/m², med myndighetskrav och uttjänta delar först, och delad i underhåll och investering enligt K3 (komponentavskrivning). Varje pris visar källa och prisnivåns år, så styrelsen ser vad beloppen bygger på.

Beslutsomgång

Styrelsen ser åtgärderna, kostnaden och kostnaden per m² mot budgeten. Godkänn, skjut upp eller stryk, med protokollet som PDF efteråt.

Myndighetskrav

OVK (obligatorisk ventilationskontroll), radon, hiss, el och energideklaration per hus med datum, påminnelse innan något går ut och beställning hos firman med ett mejl.

Energi ur fakturorna

Förbrukning och kostnad läses ur fakturorna föreningen redan får, graddagskorrigerat och år mot år — underlag för energikostnaden per m² i årsredovisningen.

Bankrapport

Yta, energi och kostnad per m², energideklaration, OVK och radon i en rapport — som PDF eller delningslänk, för omfinansiering eller grönt lån.

Revisorns egen vy

Bjud in revisorn till en läsbar vy för räkenskapsåret. Åtkomsten kan återkallas och varje inloggning loggas.

Föreningen i mobilen

Styrelsens egen yta i telefonen: det som väntar på styrelsen, pågående ärenden, nästa krav och årets underhåll på första sidan, och ärendena, dokumenten och huset en flik bort.

Tolv styrelsemallar

Kallelse och dagordning till stämman, fullmakt, dagordning för styrelsemöte, arbetsordning, attestordning, ordningsregler, andrahandsansökan, anmälan om ändring i lägenheten, välkomstbrev, integritetspolicy och underhållsansvar. Föreningens namn är ifyllt, styrelsen sparar sin egen version och skapar PDF.

Felanmälan med QR-kod

De boende anmäler från trapphuset utan app eller konto. Ärendet hamnar på rätt hus, och styrelsen ser när det är åtgärdat.

Projekt

Stambytet eller takbytet med tidplan, budget mot utfall och det som väntar på styrelsens svar.

Dokumentation

Handlingar, protokoll och besiktningar ligger på huset — inte i en pärm hos förra ordföranden.

Planen som styrelsen kan besluta om

Underhållsplanen ligger i ett kalkylark som uppdateras vart tredje år — om någon minns det. Planen byggs av det som ses på ronderna och fylls mot föreningens årsram, det viktigaste först. Styrelsen beslutar på ett underlag som stämmer med huset, inte med förra konsultrapporten.

Inget krav glöms i en mejlkorg

OVK, radon och hissbesiktning har olika intervall och olika firmor, och ansvaret byter ägare vid varje stämma. Varje krav står med datum per hus, med påminnelse innan det går ut och beställning med ett mejl. Kraven hålls i tid oavsett vem som sitter i styrelsen i år.

Energin utan kalkylark

Energikostnaden ska redovisas i årsredovisningen, men siffrorna ligger utspridda i fakturor. Fakturorna läses in och kopplas till rätt mätare, och förbrukningen jämförs rättvist år mot år. Talet finns när förvaltaren eller revisorn frågar efter det.

Fonden som håller för banken

Underhållsplanen räknar fondens saldo år för år över 50 år, med ränta och kostnadsökning som styrelsen själv fyller i. Den visar den jämna avsättning som slutar på noll efter 50 år med lån till de stora posterna, som ett stambyte, hur stort lånet blir som mest och vilket år, och vad avsättningen blir per lägenhet och månad. Avsättningen utan lån visas också. Kurvan ritar saldot med dagens avsättning mot den jämna avsättningen, så styrelsen ser när fonden går under noll och kan visa banken hur den räknas.

Inventera huset en gång — så är underhållsplanen i stort sett klar

Underhållsplanen, myndighetskraven och energin i samma system

Underhållsplan på 50 år med fonden och avgiften per lägenhet

K3-fördelning mellan underhåll och investering direkt i planen

Styrelseunderlag och protokoll som PDF — ingen sammanställning för hand

Kunskapen om huset följer med när styrelsen byts

Banken och revisorn får sitt underlag utan att någon i styrelsen sammanställer det

Driftbolaget eller den tekniska förvaltaren arbetar i samma portal

Styrelsen har föreningen i mobilen, med tolv färdiga mallar för stämma, möten och boende

Samma prismodell som för fastighetsägare, men en förening har oftast en byggnad

Vanliga frågor

Ersätter SCMportalen vår ekonomiska förvaltare?

Nej. Bokföring och avisering av avgifter sköts av er ekonomiska förvaltare som i dag. SCMportalen är föreningens tekniska överblick: underhållsplan, myndighetskrav, energi, felanmälan och dokumentation. Där kan föreningen också föra lägenhetsförteckningen, med en rad per bostadsrätt, innehavare, insats och pantsättningar, som tabell, CSV och PDF.

Kan vår tekniska förvaltare eller vårt driftbolag arbeta i systemet?

Ja. Ett driftbolag kan bjudas in och arbeta i föreningens hus — ronderna, arbetsordrarna och det teknikern ser hamnar i föreningens underhållsplan.

Vad händer när styrelsen byts?

Inget försvinner. Planen, kraven, protokollen och handlingarna ligger på föreningens hus, och nya ledamöter bjuds in med egna konton.

Har styrelsen en app?

Ja. Föreningen öppnas i telefonen med det som väntar på styrelsen, pågående ärenden, nästa krav och årets underhåll. Där finns också tolv färdiga styrelsemallar, från kallelse till stämman till välkomstbrev, som styrelsen anpassar och sparar som PDF.

Vad kostar det?

Samma modell som för fastighetsägare: en basavgift plus ett pris per byggnad efter husets storlek, med fem användare inkluderade. En förening har oftast en byggnad. Räknaren på startsidan visar priset direkt, räknat per lägenhet.

Hur kommer vi igång?

Boka en genomgång, så visar vi demoföreningen. Vill ni komma igång läser vi in det underlag ni redan har: underhållsplan, besiktningsprotokoll och fakturor.