Fortnox för fastigheter — leverantörsfakturorna hamnar på rätt fastighet och mätare
Två-vägs Fortnox-sync byggd specifikt för fastighetsbolag. Energifakturor matchas av AI mot rätt mätare, och arbetsorder- och hyresavräkningsfakturor skickas tillbaka som kundfakturor i Fortnox.
Generisk Fortnox-koppling
Klarar inte 'energifaktura per mätare' eller 'avräkning per hyresgäst'.
Manuell hantering varje månad
Fakturor ska läsas av, kopplas till rätt mätare och stämmas av — för hand, varje månad.
Dubbelregistrering
Fakturan ligger både i fastighetssystemet och Fortnox. När de glider isär — vilken stämmer?
Revisor kräver underlag
Fakturor, mätare, avtal och kontroller. Hämtas från flera system och mailas.
Officiell Fortnox OAuth
En anslutning per juridisk enhet. Schemalagd synk och manuell synk-knapp.
Tvåvägs-koppling
Leverantörsfakturor och leverantörer hämtas hem. Arbetsorder- och hyresavräkningsfakturor skickas tillbaka som kundfakturor.
Mätare ↔ Fortnox-rad
GSRN och anläggnings-ID läses från PDF eller Fortnox-rad. Energifakturor länkas till rätt mätare även när PDF saknas.
Revisor-vy
Egen läsinloggning till leverantörsfakturor med PDF, mätare, arbetsordrar, avtal och kontroller, plus revisionspaket (PDF/Excel). Ingen mer PDF-pingpong.
1. Ni kopplar Fortnox
Anslutningen sker via Fortnox officiella OAuth, en per juridisk enhet. Ni godkänner kopplingen i Fortnox.
2. Fakturorna hämtas hem
En nattlig synk, och en manuell knapp, hämtar leverantörsfakturor från godkända energileverantörer, deras leverantörer och fakturornas PDF. Det är bara läsning.
3. AI läser och kopplar
AI läser mätarens anläggnings-ID, perioden, förbrukningen och kostnaden ur PDF:en eller Fortnox-raden. Fakturan kopplas till mätare på GSRN eller anläggnings-ID, annars på adress och mätarnummer, och mätaren hör till en fastighet.
4. Det som inte går att koppla syns
Fakturor utan koppling hamnar i en lista för manuell koppling, och fakturor utan PDF flaggas som Ingen PDF. Kreditnotor matchas mot ursprungsfakturan.
5. Kundfakturor skickas tillbaka
Arbetsorder- och hyresavräkningsfakturor skapas som kundfakturor i Fortnox. Det är det enda som skrivs tillbaka. Konteringen sköter ni kvar i Fortnox.
6. Revisorn får en egen vy
Revisorn bjuds in per organisation och räkenskapsår, får läsåtkomst med åtkomstlogg och kan få ett revisionspaket med PDF-rapport och Excel per flik.
Avskrivning av fakturor
Arbetet att öppna varje energifaktura och skriva av mätare, period och kWh i ett kalkylark. AI läser fakturan och kopplar den, och ni granskar det som inte gick att koppla.
PDF:erna som mejlas till revisorn
Mejlen med fakturor, protokoll och avtal som skickas fram och tillbaka inför revisionen. Revisorn har en egen läsinloggning.
Kundfakturor som skrivs in två gånger
Fakturan som först görs i fastighetssystemet och sedan skrivs in igen i Fortnox. Kundfakturan skapas direkt ur arbetsordern eller avräkningen.
Fortnox för fastigheter — fakturor till rätt mätare | SCMportalen
Tvåvägs-koppling till Fortnox: leverantörsfakturor hämtas hem, kundfakturor skickas tillbaka. Energifakturor matchas mot rätt mätare. Revisor får egen vy.
Vanliga frågor
Hur fungerar Fortnox-integrationen tekniskt?
Officiell OAuth-anslutning per juridisk enhet. Tvåvägs-koppling: leverantörsfakturor och leverantörer hämtas hem, och arbetsorder- och hyresavräkningsfakturor skickas tillbaka som kundfakturor i Fortnox. AI:n matchar energifakturorna mot rätt mätare.
Hur kopplas fakturorna till fastighet och mätare?
Energifakturorna matchas av AI mot rätt mätare och period, och mätaren hör till en fastighet. Konteringen sköter ni kvar i Fortnox.
Får revisorn egen åtkomst?
Ja. Revisorn får en egen läsinloggning och ser leverantörsfakturor med PDF, mätare, arbetsordrar, avtal och kontroller, och kan få ett revisionspaket (PDF/Excel). Inget behov av att skicka PDF:er fram och tillbaka.
Hur ofta synkas fakturorna?
En schemalagd synk kör på natten, var 15:e minut mellan 01 och 05 UTC, och tar de bolag som inte hunnit synkas klart sedan midnatt. Det finns också en manuell synk-knapp.
Vilka fakturor hämtas?
Leverantörsfakturor från godkända energileverantörer, enligt en leverantörslista i systemet och leverantörer som en människa har godkänt. Övriga fakturor hämtas inte, om inte kopplingen har slagit på kostnadsfakturor. Fakturornas PDF hämtas också.
Vad skrivs tillbaka till Fortnox?
Enbart kundfakturor: från arbetsordrar via en kö med återförsök, från hyresavräkning, och ändringar av en kundfaktura som redan skapats. Kunder hämtas för att kundfakturorna ska hamna rätt. SCMportalen skriver inga verifikationer och ändrar inga leverantörsfakturor.
Vad händer med en faktura som inte går att koppla?
Den hamnar i en lista över omatchade fakturor och adresser, där ni kopplar den till rätt mätare för hand. Kreditnotor matchas mot ursprungsfakturan och ger en korrigeringsrad.
Vad händer om Fortnox-fakturan saknar PDF?
Vanligt vid e-fakturor. Systemet flaggar dem som 'Ingen PDF', men matchar ändå mot rätt mätare via GSRN/anläggnings-ID från Fortnox-raden. Ingen energifaktura faller mellan stolarna.