Hyresavräkning — AI läser fakturan, kostnaden fördelas efter yta

Avräkning av el, värme, vatten och avfall per hyresgäst tar normalt dagar av handarbete: extrahera kWh ur PDF, fördela på lägenheter, dubbelkontrollera. SCMportalen fördelar kostnaden efter yta, per energislag, och kan skicka avräkningen som kundfakturor till ert ekonomisystem (i dag Fortnox).

kWh-data ligger i PDF

Manuell inmatning från 50 fakturor per månad. En siffra fel = hyresgästen ringer.

Olika fördelning per energityp

Värme, el och vatten fördelas var för sig. Excel-tornet växer för varje hus.

Fördelningen blir fel

En yta fel i Excel och kostnaden hamnar på fel hyresgäst.

Revisorn kan inte spåra

Avräkning från Excel utan referens till källfaktura. Granskningen blir en mardröm.

AI läser fakturan på sekunder

GSRN, period, kWh och kostnad extraheras automatiskt. Avvikelser flaggas innan de når avräkningen.

Fördelning per fastighet, per energityp

Kostnaden fördelas efter yta, på summan av avtalens yta, per energislag.

Kundfakturor till ekonomisystemet

Låsta perioder skickas som en kundfaktura per hyresgäst till ert ekonomisystem (i dag Fortnox), med en rad per kostnadsslag. Förvaltaren väljer själv när.

Spårbart till källfakturan

Avräkningen bygger på de inlästa energifakturorna, matchade mot mätare och period.

Fakturan blir kWh och kronor

Fakturorna hämtas från ert ekonomisystem (i dag Fortnox) eller laddas upp som PDF. AI läser periodens start och slut, förbrukningen och kostnaden, och fakturan hamnar på rätt fastighet. En faktura som saknar kWh flaggas tills den är läst, så att den inte räknas med för tidigt.

Förvaltaren startar avräkningen

Välj fastighet och period, eller kör alla fastigheter på en gång för senaste hela kalenderår. Redan avräknade fastigheter hoppas över. Avräkningen startar när förvaltaren trycker på knappen, inte på egen hand.

Systemet räknar fram varje hyresgästs del

Andelen är hyresgästens yta delad med summan av ytorna för avtalen som deltar, per energislag. El, fjärrvärme, fjärrkyla, vatten och avfall räknas var för sig, och en hyresgäst som inte ska vara med i ett slag ingår inte i just det slaget.

Granska mot förra året

Varje rad visas mot föregående års kostnad. Förvaltaren kan justera en rad med en angiven orsak och låta AI-analysen titta på perioden innan något låses.

Lås och skicka

När perioden är låst kan den skickas som kundfakturor, en per hyresgäst, med perioden som anmärkning. Perioden markeras som skickad när alla rader har fått ett fakturanummer.

PDF:erna som skrivs av

Det manuella arbetet att öppna varje faktura, hitta kWh och period och knappa in dem i ett kalkylark. Här läser AI fakturan, och ni granskar i stället för att skriva.

Excel-tornet per hus

Filen med en flik per fastighet, där en yta som ändrats på ett ställe men inte på ett annat flyttar kostnaden till fel hyresgäst. Ytan står på avtalet och används av alla perioder.

Fakturan som skrivs om i ekonomisystemet

Kundfakturorna skapas av avräkningen i stället för att skrivas in för hand, och revisorn har en egen avstämning av bokfört mot vidarefakturerat per kostnadsslag.

Hyresavräkning per lägenhet — AI-driven | SCMportalen

Avräkna energi per hyresgäst. AI läser fakturan och kostnaden fördelas efter yta, per energislag — och kan bli kundfakturor i ert ekonomisystem (i dag Fortnox).

Vanliga frågor

Hur räknas avräkningen?

SCMportalen läser dina energifakturor med AI, matchar dem mot rätt mätare och period, och fördelar kostnaden på hyresgästerna efter yta, per energislag. Avräkningen kan skickas som kundfakturor till ert ekonomisystem (i dag Fortnox).

Vad händer när en faktura saknar kWh?

Systemet flaggar fakturan tills extraktionen är klar, så den hamnar inte i avräkningen i förtid.

Kan jag avräkna en hel fastighet på en gång?

Ja. Välj fastighet och period — systemet räknar fram avräkning per hyresgäst efter yta, och avräkningen kan skickas som kundfakturor till ert ekonomisystem (i dag Fortnox).

Hur fördelas kostnaden?

Kostnaden fördelas på hyresgästerna efter yta, på summan av avtalens yta och per energislag.

Vad måste vara på plats innan jag kan avräkna?

Avtalen ska vara aktiva eller kommande och ha en yta, antingen från hyresobjektet eller läst ur hyresavtalet av AI. Fakturorna ska vara inlästa på fastigheten med energislag och period. Vill ni skicka avräkningen till ert ekonomisystem (i dag Fortnox) måste kopplingen vara på plats och hyresgästen finnas som kund där.

Kan jag ändra en avräkning efter att den låsts?

Förvaltaren låser perioden när den är klar, och en låst period går inte att ändra i gränssnittet. Före låsningen varnar systemet för nya kostnadsslag och för avvikelser över 30 procent mot föregående år, men förvaltaren avgör om perioden ändå ska låsas.

Får jag hjälp att se om något ser fel ut?

Ja. Tabellen visar föregående års kostnad och förändringen i procent per hyresgäst. En AI-analys jämför perioden med fastighetens tidigare perioder och pekar ut avvikelser, saknade kostnadsslag, ytförändringar och nya hyresgäster. Förvaltaren kan avfärda varje förslag.

Räknas indexklausuler och manuella justeringar med?

Ja. En indexklausul i avtalet räknar upp hyresgästens kostnad med avtalets indexprocent, och en rad kan justeras för hand med en angiven orsak, varefter slutsumman räknas om.