Underhållsplan mall Excel: gratis mall utan e-post, och vad en bra plan innehåller

En bra underhållsplan i Excel har en rad per byggnadsdel med installationsår, livslängd, skick, år för åtgärd och kostnad, och summor per år. Mallen här har exakt de kolumnerna, fylld med påhittade exempelrader för en förening, plus ett blad som räknar underhållsfonden över 50 år. Ladda ner den utan att lämna någon e-postadress och skriv över raderna med era egna.

Ladda ner mallen

Filen heter underhallsplan-mall.xlsx och är en vanlig Excel-arbetsbok. Den kräver ingen e-postadress, inget konto och ingen registrering. Allt i den är exempel: en påhittad förening, Brf Exempelgården, med tretton exempelrader och runda belopp i dagens priser. Inga riktiga uppgifter ingår.

Vad en bra plan innehåller

Varje rad är en byggnadsdel eller komponent, till exempel tak, fasad, fönster, stammar, värmecentral, ventilation, hiss, el eller gård. För varje rad behövs plats, installationsår, livslängd, skick, år för åtgärd, kostnad och uppgift om var kostnaden kommer ifrån. Utan det sista går det inte att se om ett belopp är en offert eller en uppskattning, och det är just det som styrelsen frågar efter.

Bladet MATRIS: kostnaden år för år

En rad per post och en kolumn per år, med en summa per rad, en delsumma per fastighet och en totalrad. Summorna är formler. Två extra rader längst ned visar hur mycket av summan som är investering och hur mycket som är underhåll enligt K3, vilket avgör om kostnaden aktiveras eller kostnadsförs. Kolumnerna Källa och Täckning visar om beloppet är prissatt eller en schablon.

Bladen ÅTGÄRDER och ENHETER: listan bakom siffrorna

ÅTGÄRDER har en rad per åtgärd med fastighet, hus, komponent, typ, år, belopp, källa, säkerhet i år och kostnad, skick, om det är ett myndighetskrav och hur det redovisas enligt K3. ENHETER samlar komponenterna per enhet, till exempel en värmecentral eller en hiss, med installationsår, livslängd, hur många komponenter som är mätta och hur många som är slitna eller uttjänta.

Bladet LÅNGSIKTIG PLAN: 50 år och underhållsfonden

Här läggs behovet ut över 50 år, med återkommande byten: en del byts igen när dess livslängd gått ut. Två gula celler är till för er, fondens saldo idag och årlig avsättning idag. Därifrån räknas fondens saldo per år som saldot året innan plus avsättningen minus årets behov, med dagens avsättning och med den avsättning som behövs för att fonden aldrig ska gå under noll. I exemplet går fonden under noll, och just det är vad bladet är till för att visa.

Så byter ni ut exempelraderna

Skriv över raderna i ÅTGÄRDER med era egna komponenter och för in årsbeloppen i MATRIS och behovet per år i LÅNGSIKTIG PLAN. Summor, delsummor och fondens saldo räknas om av formlerna. Bladet UNDERLAG förklarar vad Källa betyder, hur summorna räknas och vad som inte ingår. En tom cell betyder att inget belopp finns, aldrig noll, så skriv aldrig 0 för ett pris ni inte känner till.

När Excel slutar räcka

En Excel-plan fungerar så länge få saker ändras. Problemet är att planen blir gammal: skicket ändras vid varje besiktning, ett byte flyttar nästa byte en livslängd framåt, och priserna rör sig. Ett register där varje komponent har sitt år och pris, och där planen läses ur registret, slipper den hanteringen. Excel är då en utdragen kopia och inte själva planen.

Så sköter ni det i SCMportalen

I SCMportalen bygger ni planen ur inventeringen i stället för att fylla i en mall. Varje komponent har skick, år, livslängd och pris med källa, och planen visas över 10, 30 eller 50 år med fonden för en förening. Excel-filen ni tar ut har samma blad som mallen här, med era egna komponenter, och styrelseunderlaget går ut som PDF ur samma tal.

Underhållsplan mall Excel – gratis, utan e-post | SCMportalen

Gratis mall för underhållsplan i Excel, utan e-post. Komponent, år, kostnad och skick, summor som formler och en fond över 50 år. Ladda ner och fyll i.

Vanliga frågor

Kostar mallen något, och måste jag lämna min e-postadress?

Nej. Mallen är gratis och kräver ingen e-postadress, inget konto och ingen registrering. Länken laddar ner en Excel-fil direkt.

Är exempelraderna riktiga?

Nej. Raderna gäller en påhittad förening, Brf Exempelgården, och beloppen är runda exempeltal i dagens priser. Filens rubrik och bladet UNDERLAG säger det. Skriv över dem med era egna uppgifter.

Vilka kolumner finns i bladet ÅTGÄRDER?

Fastighet, hus eller plats, enhet, komponent, typ, år, belopp, källa, säkerhet i år, säkerhet i kostnad, skick, om åtgärden är ett myndighetskrav eller en säkerhetsfråga och hur den redovisas enligt K3. Säkerheten anges på en skala från noll till tre, där noll betyder att det saknas grund.

Räknar mallen om allt när jag ändrar ett belopp?

Delvis. Summorna i varje rad, delsummorna och totalen är formler. Fondens saldo per år är också formler som utgår från saldot, avsättningen och behovet i de gula cellerna. Årscellerna i matrisen är däremot värden, så när ni ändrar en åtgärd skriver ni om beloppet och året för den raden själva.

Räcker en Excel-mall för en underhållsplan?

För en liten förening med få byggnadsdelar går det. Svårigheten är att hålla planen aktuell: år, skick och priser ändras när något byts eller besiktas, och återkommande byten efter en livslängd måste läggas ut för hand. Ett register där varje komponent har sitt år och sitt pris sköter det åt er.

Kan jag få ut en motsvarande fil ur SCMportalen?

Ja. Tioårsplanen och långtidsplanen tas ut som Excel ur PLUH, med samma blad som mallen, men med föreningens egna komponenter, priser och fond. Filen i mallen är skapad med samma funktion som exporten.