Kostnadsfördelning per hyresgäst — utan Excel

Kostnaden fördelas på hyresgästerna efter yta, per energislag, ur fakturorna som redan finns i systemet. AI läser fakturan, så slipper ni Excel. Avräkningen kan skickas som kundfakturor till ert ekonomisystem (i dag Fortnox).

Manuell Excel varje månad

Tar timmar, blir fel, ingen vill ärva filen när någon slutar.

Hyresgäster ifrågasätter

Utan tydligt underlag eskalerar disputer till hyresnämnden.

Fördelning för hand

Excel-flikar per hus och ingen spårbarhet när revisorn frågar hur en kostnad räknats.

Olika energislag

Värme, el och vatten ska fördelas var för sig — i Excel blir det tre filer.

AI läser huvudfakturan

El, värme, vatten, fjärrkyla — kWh, period och pris extraheras automatiskt.

Fördelning per energityp

Fördelning efter yta, per energislag. Värme, el och vatten fördelas var för sig.

Kundfakturor till ekonomisystemet

Låsta perioder kan skickas som en kundfaktura per hyresgäst till ert ekonomisystem (i dag Fortnox), med en rad per kostnadsslag. Förvaltaren väljer själv när.

Spårbarhet

Avräkningen bygger på inlästa energifakturor, matchade mot mätare och period.

1. Fakturorna kommer in

Energifakturorna hämtas från ert ekonomisystem (i dag Fortnox) eller laddas upp som PDF. AI läser period, förbrukning och kostnad, och fakturan kopplas till rätt fastighet.

2. Ytan finns på avtalen

Hyresgästens yta kommer från hyresobjektet eller ur hyresavtalet, som AI läser. Avtal som saknar yta syns som en varning, så att ingen tappas bort tyst.

3. Förvaltaren väljer period

Välj fastighet och period, eller kör alla fastigheter på en gång för senaste hela kalenderår. Fakturor vars period börjar inom perioden summeras per kostnadsslag. Finns redan en avräkning för året hoppas fastigheten över.

4. Kostnaden delas efter yta

Varje hyresgästs andel är dess yta delad med summan av ytorna för avtalen som deltar, per kostnadsslag. Indexklausuler räknas in, och en rad kan justeras med en angiven orsak.

5. Jämför, kontrollera och lås

Tabellen visar föregående års kostnad och förändringen i procent per hyresgäst och slag. En AI-analys pekar ut avvikelser och saknade kostnadsslag, och förvaltaren kan avfärda varje förslag. Därefter låses perioden.

6. Skicka till ekonomisystemet

Låsta perioder skickas som kundfakturor, en per hyresgäst. Hyresgästen måste redan finnas som kund i ekonomisystemet. Kunder skapas aldrig automatiskt, och saknas en kund får förvaltaren ett tydligt besked per hyresgäst.

Kalkylarket med en flik per hus

Kalkylarket där någon varje period skriver av fakturorna, räknar andelar för hand och hoppas att ytorna stämmer. Här står ytan på avtalet och räkningen följer samma regel varje gång.

Mejlen och pärmarna

Fakturorna som mejlas runt, och pärmen där underlaget för förra årets avräkning ligger. Fakturan, perioden och fördelningen hänger ihop på ett ställe.

Revisorns följdfrågor

Revisorn har en egen avstämning av bokfört mot vidarefakturerat per kostnadsslag, som också ingår i revisionspaketet. Ni behöver inte sammanställa den i efterhand.

Kostnadsfördelning per hyresgäst | SCMportalen

Fördelning av energikostnad på hyresgästerna efter yta. AI läser fakturorna och avräkningen kan bli kundfakturor i ert ekonomisystem (i dag Fortnox).

Vanliga frågor

Hur fördelas el och värme när det bara finns en huvudmätare?

SCMportalen läser huvudfakturan och fördelar kostnaden på hyresgästerna efter yta, på summan av avtalens yta, per energislag.

Vilka kostnadsslag går att fördela?

El, fjärrvärme, fjärrkyla, vatten och avfall hämtas ur fakturorna, som klassas efter energislag. Snöröjning läggs in som en manuell kostnad. Varje avtal anger vilka slag hyresgästen ska vara med i, och bara de avtalen delar på just den kostnaden.

Var kommer ytan ifrån?

Från hyresobjektets yta, eller från ytan som AI har läst ur hyresavtalet. Den AI-lästa ytan går före. Avtal utan yta räknas inte med, och systemet visar en varning med hur många som saknar yta.

Vilka avtal ingår i fördelningen?

Aktiva och kommande avtal med yta större än noll. Hyresgästens andel är dess yta delad med summan av ytorna för de avtal som deltar i kostnadsslaget.

Vad händer med en lokal som står tom?

Systemet har ingen särskild hantering av vakanser. Den tomma ytan ingår inte i nämnaren, så hela kostnaden fördelas på hyresgäster med avtal. Det är bra att veta innan ni räknar.

Kan vi justera en rad för hand?

Ja. Förvaltaren kan ändra en rad och anger en orsak, och slutsumman räknas om. Orsaken sparas på raden, så att ändringen går att förklara efteråt.

Räknas indexklausuler med?

Ja. Har avtalet en indexklausul räknas hyresgästens kostnad upp med avtalets indexprocent.

Kan en avräkning ändras när den är klar?

Förvaltaren låser perioden. Innan låsningen kontrolleras perioden: systemet varnar för ett nytt kostnadsslag, för en avvikelse över 30 procent per slag mot föregående år och för ovanligt höga totalbelopp. Förvaltaren kan ändå välja att låsa. En låst period går inte att ändra i gränssnittet.