Felanmälan för fastigheter — från hyresgästens mobil till tilldelad arbetsorder

I de flesta fastighetsbolag hamnar felanmälningar i mejlkorgar, WhatsApp-trådar eller lappar. Resultatet? Ärenden tappas, hyresgäster ringer igen och driftpersonal springer dubbla varv.

Hyresgäster vet inte vart de ska vända sig

Anmälan kommer via mejl, telefon och lappar – ingen har helhetsbilden.

Ärenden faller mellan stolarna

Utan system finns ingen uppföljning. Problem eskalerar i tysthet.

Driftteamet får dubbeljobb

Samma felanmälan rapporteras flera gånger utan att någon vet att den redan hanteras.

Ingen samlad ärendelogg

När det är dags för uppföljning saknas en samlad logg över ärendena.

QR-kod och länk

Hyresgästen skannar QR-koden eller öppnar länken, väljer adress och lägenhet, beskriver felet och bifogar upp till tre foton per problem. Ärendet skapas i systemet – utan app eller inloggning.

Automatisk tilldelning

Ärendet tilldelas automatiskt den som ansvarar för fastigheten, via projekt, kund, fastighet eller ort.

Spårning för hyresgästen

Hyresgästen får en spårningslänk via e-post och kan följa ärendet utan att ringa. E-post skickas när ärendet kommenteras och när det stängs.

Ärendelogg per arbetsorder

Foton, kommentarer, tidsåtgång och status samlas på arbetsordern. Underlag för uppföljning.

1. Hyresgästen anmäler

Via QR-koden i trapphuset eller en länk öppnas formuläret i mobilen. Hyresgästen väljer adress, anger lägenhet, kategori och beskrivning och väljer själv hur brådskande felet är. Upp till tre problem per anmälan, och upp till tre foton per problem.

2. Anmälan blir en arbetsorder

Varje problem blir en egen arbetsorder med källan hyresgästanmälan. Fastighetens ansvarige får en notis om att en order kommit in.

3. Ordern får ansvarig och SLA

En tekniker och en arbetsledare tilldelas utifrån ansvarsområden, i ordningen projekt, kund, fastighet och ort. Deadlines räknas fram ur kundens SLA-inställningar och prioriteten.

4. Hyresgästen följer ärendet

Har hyresgästen angett e-post kommer en bekräftelse med ärendenummer och spårningslänk. På spårningssidan syns status, titel och de kommentarer som riktats till hyresgästen.

5. Ärendet stängs och hyresgästen får veta

När arbetsordern stängs mejlas hyresgästen med länk till ärendet. Därefter kan hyresgästen betygsätta det, om kunden har slagit på enkäten.

6. QR-koden tas fram i admin

QR-koden genereras under QR-kod och länk, kan skrivas ut och pekar på felanmälningslänken. Ändras länkens adress slutar de gamla koderna fungera, och en egen domän kan anges.

Mejlkorgen och telefonsvararen

Anmälningarna som kommer i flera kanaler och som någon måste skriva in för hand. Formuläret skapar arbetsordern direkt, med foton.

Lapparna och WhatsApp-trådarna

Meddelandena som ingen annan ser och som försvinner när någon byter telefon. Ärendet och dess kommentarer ligger kvar på arbetsordern.

Frågan 'hur går det med mitt ärende?'

Samtalen där hyresgästen ringer för att höra efter. Spårningslänken visar status utan att någon behöver svara.

Digital felanmälan för fastighet — från mobil till arbetsorder | SCMportalen

Digital felanmälan för fastighet via QR-kod eller länk, utan app. Automatisk tilldelning och en spårningslänk till hyresgästen. Allt i ett system.

Vanliga frågor

Behöver hyresgästen ladda ned en app eller logga in?

Nej. Felanmälan öppnas av vem som helst med länken eller QR-koden, utan app och utan konto.

Vad fyller hyresgästen i?

Adress, lägenhet, kategori och en beskrivning. Namn, telefon och e-post är frivilliga. En anmälan kan innehålla upp till tre problem, med upp till tre foton var, och varje problem blir en egen arbetsorder.

Vem får ärendet?

Anmälan blir en arbetsorder med källan hyresgästanmälan. Den tilldelas automatiskt en tekniker och en arbetsledare utifrån ansvarsområden, i ordningen projekt, kund, fastighet och ort, och får SLA-tider enligt kundens inställningar.

Kan hyresgästen visa var felet sitter?

Ja, om adressen har en tvättstuga, en lokal eller en annan gemensam plats inlagd. Då kan hyresgästen välja platsen och maskinen, eller I lägenheten eller Annat. Steget går att hoppa över. Ordern får platsen överst i beskrivningen och kopplas till komponenten, och en QR-kod kan sättas upp per plats så att platsen är vald från början.

Hur vet hyresgästen vad som händer?

Anger hyresgästen en e-postadress får hen en bekräftelse med ärendenummer och en spårningslänk. På spårningssidan, som inte kräver inloggning, syns status, titel och de kommentarer som riktats till hyresgästen. Interna kommentarer syns inte.

Skickas mejl när något händer?

Ja. Hyresgästen mejlas när ärendet får en kommentar som inte är intern och när det stängs, med länk till ärendet. Mejlen går i fastighetsägarens namn och med dennes logotyp.

Kan vi ange kontorstider och jourtelefon?

Ja. Sidan kan visa kontorstider, jour- eller nödtelefon, väktarbolag och exempel på akuta fel, som fastighetsägaren själv fyller i. Anmälaren väljer själv brådskegrad: låg, normal, hög eller akut.

Går det att få betyg från hyresgästerna?

Efter avslut kan hyresgästen betygsätta ärendet på spårningssidan, om kunden har slagit på enkäten.

Hur skyddas formuläret mot missbruk?

Antalet anmälningar per IP-adress begränsas. Kategorier som kunden stängt av eller markerat som interna visas inte för hyresgästen.