Arbetsordersystem för fastigheter — varje ärende med ansvarig, deadline och nedlagd tid

Fastighetsunderhåll utan system innebär att arbetsordrar skickas via mejl, muntliga överenskommelser tappas och uppföljning sker i Excel. Resultatet? Försenat underhåll, missade SLA:er och onödig stress.

Arbetsordrar i mejl och Excel

Ingen samlad bild av vad som ska göras, vem som gör det och när det är klart.

SLA och deadlines missas

Utan tydliga SLA-tider hamnar ärenden i kö tills någon klagar.

Tilldelning är manuell

Förvaltaren måste komma ihåg vem som kan vad och var – varje gång.

Ingen uppföljning på tidsåtgång

Kostnader per fastighet och kategori syns inte förrän det är för sent.

Digital arbetsorder med fältapp

Skapa arbetsordrar från dashboard, felanmälan eller rondering. Driftpersonal kvitterar, rapporterar tid och bifogar foton – direkt i fältappen.

SLA-hantering och prioritering

Varje arbetsorder har deadline, prioritet och SLA. Passeras SLA-tiden skickas en notis till den ansvarige.

Automatisk tilldelning

Ärendet tilldelas den som ansvarar för fastigheten, via projekt, kund, fastighet eller ort.

Utfört av driften, avslutat av ägaren

Sköts huset av ett externt driftbolag markerar det ordern utförd med en notering. Fastighetsägaren ser märket Utförd av driften och avslutar ordern.

Kostnadsuppföljning per fastighet

Tid, material och fakturerbara kostnader loggas per arbetsorder. Du ser vad varje fastighet kostar i drift och underhåll.

1. Ärendet kommer in

En arbetsorder skapas från dashboarden, via en felanmälan, ur en rond eller besiktning, schemalagt, ur en accepterad offert, ur ett projekt eller via kundportalen. Källan sparas på ordern.

2. Ordern får ansvarig och deadline

Systemet tilldelar en tekniker och en arbetsledare utifrån ansvarsområden: projekt först, sedan kund, fastighet och ort. SLA-tiderna, som ställs in per kund och prioritet, ger ordern deadline direkt.

3. Tekniken jobbar i fältappen

Teknikern kvitterar ordern, loggar tid och material, bifogar foton och skriver kommentarer. Status går från ny via tilldelad och pågår till klar och stängd, med lägen för att vänta på delar eller hyresgäst.

4. Förseningar blir synliga

Passeras svars- eller åtgärdstiden skickas en notis till den ansvarige, eller till kundens ansvariga om ordern saknar ägare. Kontrollen körs var 15:e minut.

5. Ordern blir fakturaunderlag

Ekonomivyn visar om ordern är pågående, klar att fakturera, delfakturerad, fakturerad eller inte debiterbar. Fakturerbara rader skickas till ert ekonomisystem (i dag Fortnox) som kundfaktura via en kö med återförsök.

6. Uppföljning per fastighet

Kostnad per kategori och per fastighet, och täckningsgrad per order när ett påslag finns. Siffrorna kommer ur det som teknikerna loggat, inte ur ett kalkylark i efterhand.

Mejltråden med ärenden

Mejlen där en felanmälan vidarebefordras och sedan försvinner. Ärendet har en ägare, en status och en historik på ordern.

Excel för tid och kostnad

Kalkylarket där någon i slutet av månaden försöker minnas vad som gjordes. Tid och material loggas när arbetet utförs.

Zettlar och muntliga överenskommelser

Det som sades i trapphuset och aldrig skrevs ned. Foton, kommentarer och tidsåtgång samlas på arbetsordern och finns kvar vid nästa uppföljning.

Arbetsordersystem för fastigheter — ansvarig och tid | SCMportalen

Arbetsorder för fastighet med fältapp, SLA och automatisk tilldelning. Tid och material loggas per order och blir underlag för fakturering. Boka demo.

Vanliga frågor

Var kan en arbetsorder skapas?

Från dashboarden, via felanmälan från hyresgäster, ur en rond eller besiktning, schemalagt, ur en accepterad offert, ur ett projekt och via kundportalen. Varje order bär sin källa, så ni ser var ärendet kom ifrån.

Vilka statusar har en arbetsorder?

Nio: ny, öppen, tilldelad, pågår, väntar på delar, väntar på hyresgäst, pausad, klar och stängd. Väntar-lägena visar varför ett ärende står still.

Hur fungerar SLA?

Svarstid och åtgärdstid ställs in per kund och prioritet, och deadlinerna räknas fram när ordern skapas. Prioriteten är låg, normal, hög eller akut. Passeras tiden skickas en notis till den ansvarige, och till kundens ansvariga om ordern saknar ägare. Kontrollen körs var 15:e minut och varje order eskaleras en gång.

Vem får ärendet?

En ny arbetsorder tilldelas automatiskt en tekniker och en arbetsledare utifrån ansvarsområden, i ordningen projekt, kund, fastighet och ort. Fastighetens ansvarige får en notis om att ordern kommit in.

Kan jag följa tid och kostnad per fastighet?

Ja. Tid, material och andra kostnader loggas på ordern, och ekonomivyn visar kostnad per kategori och per fastighet. Täckningsgrad visas för orders som har ett påslag.

Hur går en arbetsorder till fakturering?

Ekonomivyn visar om varje order är pågående, klar att fakturera, delfakturerad, fakturerad eller inte debiterbar. Fakturerbara rader skickas till ert ekonomisystem (i dag Fortnox) som kundfaktura via en kö med återförsök, och en sammanfattning visar vilka ordrar som hoppats över och varför.

Kan ett externt driftbolag avsluta en order?

Driftbolaget markerar ordern utförd i fältappen och skriver en notering om vad som gjorts. Ni ser märket Utförd av driften och noteringen i ordern, och avslutar den själva. Avslutet styr ekonomin och underhållsplanen, så det ligger kvar hos fastighetsägaren.

Vet ordern vilken komponent felet sitter i?

Ja, när fastigheten har sina komponenter inlagda. Komponenten kan väljas när ordern skapas, och den följer med av sig själv när ordern skapas ur en åtgärd, ett fynd eller en felanmälan där platsen valts. Ligger komponenten under garanti står det på ordern, så felet kan tas med installatören eller tillverkaren.

Vad händer med löpande avtal?

För löpande avtal läggs månadens budget i timmar in som tids- och kostnadsrad den första varje månad, och en månad som missats tas igen vid nästa körning. Själva faktureringen är ett separat steg.